Tu souhaites faire partie du cœur d’une équipe exceptionnelle et diversifiée?
Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour occuper notre poste d’Adjoint.e Administratif.ve et responsable de la réception
Détails du poste
Soutenir dans les tâches administratives, voir à l’accueil bienveillant des personnes utilisant les services de l’organisme et collaborer à la réalisation des programmes et des activités quotidiennes de l’organisme.
LIEU DE TRAVAIL
- 192 rue St-Germain E, bureau 206, Rimouski (QC) G5L 1A8.
HORAIRE DE TRAVAIL
- Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine.
SITUATION DANS LA STRUCTURE HIÉRARCHIQUE
- La personne relève de la direction
Responsabilités
ACCUEIL ET RÉCEPTION
- Assure l’accueil chaleureux, personnalisé et bienveillant des personnes et partenaires fréquentant l’organisme;
- Réalise les premières démarches d’ouverture de dossier lors de suivi avec l’équipe de soutien en immigration;
ADMINISTRATION
- Assure un soutien dans la gestion des courriels, des appels téléphoniques et du courrier de la direction et de l’organisme;
- Offre un support à la direction en lien avec la gouvernance (planification des réunions, ordre du jour, préparation des documents, etc.);
- Effectue la révision et la mise en page de documents;
- Établit et tient à jour des systèmes de classement des dossiers et des mots de passe de l’organisme;
- Assure la gestion de l’accès des lieux;
- Signale les problèmes en lien avec les lieux au propriétaire ou son représentant;
- Assure le respect des clauses du bail;
- Assure la gestion des contrats de service (renouvellement, changement de fournisseur, etc.);
- Assure la gestion des équipements, du matériel, des fournitures et des outils de l’organisme;
- Assure la gestion et supervise les acquisitions de biens et services.
- Participe, au besoin, aux activités de l’organisme.
- Assure le soutien au niveau du classement des documents administratifs et comptables
RESSOURCES HUMAINES
- Procède à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
- Assure la production de divers rapports;
- Tient les dossiers du personnel à jour;
- Assure le soutien administratif aux employés concernant la formation;
Qualifications
- DEP en secrétariat, en communications, ou dans une autre discipline pertinente au poste;
- Minimum de 2 années d’expérience ;
- Expérience dans un organisme communautaire (un atout) ;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- Maîtrise de toute autre langue un atout;
- Maitrise avancée des outils de la suite Office
- Sens de l’organisation et de la planification;
- Entregent et dynamisme;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
- Démontre de la souplesse, de l’autonomie et de la polyvalence;
- Grande rigueur professionnelle et fait preuve de discrétion;
Informations sur l'emploi
SALAIRE
Salaire de départ : 23.36$/h
DÉPOSER SA CANDIDATURE
Vous êtes invité à transmettre votre curriculum vitae et une lettre de présentation avant le jeudi 7 septembre 2023, 18h, à recrutement@aibsl.org
Les personnes retenues devront participer à un entretien de sélection et fournir des références récentes.
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Observations
La description n’est pas restrictive et peut évoluer en fonction des besoins de l’organisme. Des formations complémentaires pour une évolution vers certaines responsabilités peuvent être nécessaires.