OFFRE D’EMPLOI – Adjoint.e Administratif.ve à AIBSL

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Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour occuper notre poste d’adjoint(e) administratif(ive) !

Détails du poste

  • Période dépôt de candidature : du 10 au 24 février 2021 (voir détails au bas de la page).
  • Date d’entrée en fonction : 1er mars 2021.
  • Courriel pour envoyer votre CV : aibsl.recrutement@gmail.com

RAISON D’ÊTRE DE LA FONCTION

  • Effectuer diverses tâches administratives pour la direction afin de l’assister dans ses fonctions.
  • Participe au bon déroulement des opérations de l’organisme.

LIEU DE TRAVAIL

  • LOCAUX D’AIBSL : 33, Boulevard René-Lepage Est, Rimouski (Qc.), G5L 1N8

HORAIRE DE TRAVAIL

  • Poste permanent à temps plein, de 35 heures par semaine.
  • Salaire à discuter.

Description des tâches

ADMINISTRATION

  • Assure la réception de l’organisme;
  • Assure la gestion des courriels, des appels téléphoniques et du courrier de la direction et de l’organisme;
  • Organise et fait le suivi de l’agenda de la direction;
  • Offre un support à la direction en lien avec la gouvernance (planification des réunions, ordre du jour, préparation des documents, etc.);
  • Effectue la révision et la mise en page de documents;
  • Établit et tient à jour des systèmes de classement des dossiers et des mots de passe de l’organisme;
  • Assure la gestion de l’accès des lieux;
  • Signale les problèmes en lien avec les lieux au propriétaire ou son représentant;
  • Assure le respect des clauses du bail;
  • Assure la gestion des contrats de service (renouvellement, changement de fournisseur, etc.);
  • Assure la gestion des équipements, du matériel, des fournitures et des outils de l’organisme;
  • Assure la gestion et supervise les acquisitions de biens et services.
  • Participe, au besoin, aux activités de l’organisme.

COMPTABILITÉ

  • Effectue la tenue de livre et la comptabilité de l’organisme;
  • Effectue des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires;
  • Assure la gestion de la petite caisse;
  • Effectue la facturation et le paiement des fournisseurs conformément aux autorisations émises;
  • Émet des reçus pour les dons;
  • Assure la gestion des paies et des DAS;
  • Supporte la direction dans la préparation des fins de mois.
  • Contrôle les frais de déplacement soumis par les employés afin de s’assurer de leur conformité avec la politique en vigueur;
  • Participe à la planification budgétaire annuelle;
  • Assiste la ressource externe en vérification.

RESSOURCES HUMAINES

  • Procède à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
  • Assure la production de divers rapports;
  • Tient les dossiers du personnel à jour;
  • Assure le soutien administratif aux employés concernant la formation;
  • Contrôle les feuilles de temps des employés.

POURCENTAGE DE TEMPS CONSACRÉ AUX DIFFÉRENTES ACTIVITÉS

Activités

 

Administration

45 %

Comptabilité

40 %

Ressources humaines

15 %

 

Qualifications et conditions

FORMATION ET EXPÉRIENCE MINIMALE

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou comptabilité de gestion
  • 2 années d’expérience dans des fonctions similaires

CONNAISSANCES ET QUALITÉS PROFESSIONNELLES

  • Bonne maîtrise de la langue française (écrit et parlé);
  • Sens de l’organisation et de la planification;
  • Compétences comptables;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
  • Rigueur et minutie.

Informations sur l'emploi

TEMPS DE FORMATION

  • 6 mois

MOYENS MIS À DISPOSITION

  • Internet;
  • Suite Office;
  • Logiciel comptable.

OBSERVATIONS

La description n’est pas restrictive et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. Des formations complémentaires pour une évolution vers certaines responsabilités peuvent être nécessaires.

DÉPOSER SA CANDIDATURE

Vous êtes invité à transmettre votre curriculum vitae et une lettre de présentation avant le jeudi 24 février 2021, 18h, à aibsl.recrutement@gmail.com

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.