OFFRE D’EMPLOI – Adjoint.e Administratif.ve à AIBSL

ADMINISTRATION

• Assure la réception de l’organisme;
• Assure la gestion des courriels, des appels téléphoniques et du courrier de la direction et de l’organisme;
• Organise et fait le suivi de l’agenda de la direction;
• Offre un support à la direction en lien avec la gouvernance (planification des réunions, ordre du jour, préparation des documents, etc.);
• Effectue la révision et la mise en page de documents;
• Établit et tient à jour des systèmes de classement des dossiers et des mots de passe de l’organisme;
• Assure la gestion de l’accès des lieux;
• Signale les problèmes en lien avec les lieux au propriétaire ou son représentant;
• Assure le respect des clauses du bail;
• Assure la gestion des contrats de service (renouvellement, changement de fournisseur, etc.);
• Assure la gestion des équipements, du matériel, des fournitures et des outils de l’organisme;
• Assure la gestion et supervise les acquisitions de biens et services.
• Participe, au besoin, aux activités de l’organisme.

COMPTABILITÉ

• Effectue la tenue de livre et la comptabilité de l’organisme;
• Effectue des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires;
• Assure la gestion de la petite caisse;
• Effectue la facturation et le paiement des fournisseurs conformément aux autorisations émises;
• Émet des reçus pour les dons;
• Assure la gestion des paies et des DAS;
• Supporte la direction dans la préparation des fins de mois.
• Contrôle les frais de déplacement soumis par les employés afin de s’assurer de leur conformité avec la politique en vigueur;
• Participe à la planification budgétaire annuelle;
• Assiste la ressource externe en vérification.

RESSOURCES HUMAINES

• Procède à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
• Assure la production de divers rapports;
• Tient les dossiers du personnel à jour;
• Assure le soutien administratif aux employés concernant la formation;
• Contrôle les feuilles de temps des employés.